Kali ini saya bersama dua teman yang lain mendapat project agar pengumpulan berkas dapat dilakukan secara paperless (tanpa kertas). Kegiatan awal yang harus dilakukan adalah analisis kebutuhan. Lalu analisis ketersediaan layanan dan terakhir memadukan layanan yang tersedia dengan kebutuhan. Catatan terpentingnya adalah mengembangkan ini semua (kalau bisa) berbiaya rendah.
Analisis kebutuhan dilakukan dengan cara wawancara bersama para pemangku kepentingan. Melalui analisis kebutuhan, kita mengetahui apa yang diperlukan dan diinginkan para pemangku kepentingan. Pada tahap ini kami menyimpulkan bahwa platform yang dibuat harus:
1. Berbiaya rendah
2. Mengumpulkan semua berkas secara paperless
3. Mudah diakses
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, kami menghindari untuk membuat aplikasi menggunakan bahasa pemrograman. Selain itu, akan muncul rasa ketergantungan dengan para developer. Pastinya juga akan dikenakan biaya maintenance dan pembuatan yang tidak murah.
Ada beberapa layanan tidak berbayar yang dapat digunakan untuk pengumpulan berkas secara paperless. Diantaranya Microsoft Teams, Google Classroom, dan beberapa aplikasi serupa. Namun semua itu bila digunakan sebuah instansi seperti ini kok mengurangi "marwah" sebuah lembaga. Akhirnya diputuskan menggunakan layanan dari Google Sites.
Keuntungan menggunakan google sites:
1. Gratis
2. Bisa menyematkan berbagai layanan google docs (yang kami gunakan spreadsheet dan form)
3. Bisa diakses oleh siapapun tanpa keterbatasan jumlah pengunjung
4. Bisa dikaitkan dengan landing page menggunakan link agar lebih mudah diingat.
Setelah analisis kebutuhan dan layanan dilakukan, selanjutnya perlu dibuat semacam "framework" atau "Standart Operational Procedure". Hal ini dilakukan agar platform yang dibuat dapat digunakan oleh orang banyak. Terutama komponen-komponen lain diluar pengumpul berkas. Utamanya kepada tim penilai berkas.